科技电子文件可信性研究与实践(3)

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摘要：5.2.1 明确审签、修改的要求 在电子文件管理的流程环节中采用科学、合理的技术和措施保证电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，实现了文档一

5.2.1 明确审签、修改的要求

在电子文件管理的流程环节中采用科学、合理的技术和措施保证电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，实现了文档一体化管理。

（1）电子审签

电子审签管理将实现设计数据以电子数据为中心的管理方式，保证电子数据的有效性，其应用基础主要涉及下面几点：

一是建立合理、有效的产品数据分类体系和电子审核流程，对产品数据的签审进行规范，保证电子数据的有效性，提高签审效率；

二是建立有效的产品数据电子化管理制度，确保电子审签的有效性及电子仓库数据与现行文件的一致性。

（2）文件修改

流程审批过程中，只有编制人员（流程提交人）在才能对图文档进行修改，其他审批人员不能对图文档进行修改，而且只有图文档处在文档编制或修改环节创建者才能进行修改， 在其他签审环节不能进行修改； 如必须修改， 则由项目管理部门发起申请修改后，申请通过后再进行修改。

5.2.2 实施科技电子文件四性检测

企业应参考DA/T 70—2018《文书类电子档案检测一般要求》中规定的文书类电子文件真实性、完整性、可用性、安全性检测的指标及实现方案，调研行业内外电子文件的四性检测方案， 结合本企业科技文件、档案管理流程，构建适合自身的科技类电子文件真实性、完整性、可用性、安全性检测的指标及实现方案，实现电子文件归档和电子档案移交、接收、长期保存过程中的真实、完整、可用和安全。

四性检测分为自动检测和人工检测。由系统直接处理的检测内容，要求在电子档案系统中对于每一项检测要记录时间、检测结果，以查询报表的形式提供给用户。 由用户人工操作的检测内容，要求对于每一项检测要记录操作人、操作时间、检测结果，以查询报表的形式提供给用户。

5.3 使用电子签章满足数字化交付文件的可信性

《中华人民共和国电子签名法》 中第一章总则的第二条对电子签名定义为：“本法所称电子签名，是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。本法所称数据电文，是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的信息。 ”那么什么是具备与手写签名或者盖章具有同等的法律效力合法、可靠的电子签章呢？ 该法第三章电子签名与认证的第十三条明确规定：“电子签名同时符合下列条件的，视为可靠的电子签名：

（1）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；

（2）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；

（3）签署后对电子签名的任何改动能够被发现；

（4）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。

当事人也可以选择使用符合其约定的可靠条件的电子签名。 ”

经过调研， 市场上符合这些要求的产品以金格iSignature 电子签章系统为例，符合《中华人民共和国电子签名法》关于“可靠电子签名”的合法性条件，声称“与手写签名或者签章具有同等的法律效力”。 同时，该产品已经在我单位公文管理系统中应用。 但是电子签章和电子文件的原始性、真实性及长期保存又有一定的冲突， 在对外提供利用时加盖电子签章，在作为档案保管时需要去掉电子签章。我单位将计划探索电子签章在项目电子文件管理中的应用，应对以后进行数字化交付需要满足业主及合作单位对于电子文件的共同认可。

5.4 制定备份策略实现电子文件的长期安全保存

备份就是将数据以某种形式保存下来，备份的根本目的在于恢复，在这些数据丢失、毁坏和受到威胁的时候，使用数据的备份来恢复数据。 通常一套完整的备份系统包含备份软件、 磁带机/磁带库和备份服务器，具体的备份策略的制定、备份介质的管理以及一些扩展功能的实现，都是由备份软件来完成的。

电子文件的备份策略主要包括：备份设备、备份地点、备份数量、备份对象、备份介质管理等内容。 对于传统的离线备份，《电子文件归档与管理规范》（GB/T —2016）中要求“电子档案离线存储介质至少应制作一套。 可根据异地备份、电子档案珍贵程度和日常应用需要等实际情况，制作第二套、第三套离线存储介质，并在装具上标识套别” 。 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T 38—2008） 要求异地备份要避免自然灾害损坏， 选取相距300 千米以上，不属于同一水系、同一地震带、同一电网的地点进行异地备份存储。 除此之外，分布式存储的云计算可以满足现代化的在线备份需求。

文章来源：《信息系统工程》 网址: http://www.xxxtgc.cn/qikandaodu/2021/0620/1237.html

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