科技电子文件可信性研究与实践(2)

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摘要：（6）不属于具有永久保存价值或者其他保存价值。 为应对今后数字化交付的需求，企业应该在相关的信息系统中进行电子签名，满足业务合作伙伴的信息

（6）不属于具有永久保存价值或者其他保存价值。

为应对今后数字化交付的需求，企业应该在相关的信息系统中进行电子签名，满足业务合作伙伴的信息需求获得相关方认可， 符合国家和行业的法律、标准要求。

4 企业电子文件管理现状和存在问题

4.1 缺少电子文件管理的顶层策划和规划

企业缺少电子文件管理的策划，缺少顶层管理性文件，没有清晰的企业电子文件管理的目标，没有统一规划技术方案、技术路线、实施途径及与单位信息化的关系等。具体表现之一是没有统一规划应归档的电子文件种类。大多企业统一管理单位内部最终版本的科技文件，业务多、文件种类繁多、信息技术局限及实际情况等因素造成过程性电子文件、 设计数据、实验数据、软件等未能实现归档，或者分散保存在不同的系统中独立存在没有建立关联，这些文件或数据有很多涉及技术、管理信息，其科学管理有利于保证各项技术、管理活动的正常、顺利进行。

4.2 信息化水平参差不齐

企业信息化水平差距较大，诸多主客观因素导致有的企业没有电子文件管理系统，还处于纸质文件管理阶段。大部分企业都建立了一个或者多个信息系统管理文件、期刊、标准等信息资源，但是部分系统没有接口留存，限制了信息资源的共享和利用。 信息化的发展使得企业内部存在众多业务系统适用于不同的项目或者产品，这些业务系统产生的文档和数据未能完全归档。所有文档管理系统毋庸置疑支持文字和表格版本的文件，但是并不完全支持三维模型、声像文件等格式的电子文件。但是随着信息化多媒体的发展声像文件的数量将越来越多，这对信息资源管理系统的功能提出了更高的要求。各系统之间元数据名称不同，有的系统没有预留接口或缺少维护更新的技术人员难以进行集成实现集中管理和提供利用。可见目前信息资源管理的集成化程度尚待提高，信息资源管理系统需要优化集成。

4.3 文件的真实性、完整性、可用性、安全性问题

电子文件的可信性通过对其真实性、 完整性、可用性、安全性的检测来实现。 虽然现在的信息管理系统开发对于文件真实性、完整性、可用性、安全性都进行了缜密的设计和部署，但未从档案学的视角进行整合和可视化结果展示。 国档局在2018 年组织召开的企业数字档案馆（室）建设试点启动会上明确要求新建的档案系统都必须具备四性检测功能，但是大多已有的电子文件管理系统没有四性检测功能，限制了企业电子文件可信性。

4.4 电子文件的长期保存问题

但是随着信息技术的日新月异变化， 文件的格式、生成文件的软件，或支持软件的操作系统和硬件都在发生变化并呈加速趋势。目前企业一般只保存通电子文件，忽视相应的软件硬件的管理，这对于常见的OFFICE、PDF 等通用格式的文件是没有问题的，但是可能会导致之前归档的需要专用软件才能打开的数据、软盘、磁带等特殊格式或载体的电子文件存在打不开、用不了的风险。此外，部分企业未制定科学合理、切实有效的电子文件备份策略，缺少异地备份与容灾机制，影响电子文件的长期保存和利用。

5 解决方案

为保证科技类电子文件的可信性，企业应从管理和技术上确保电子文件的可信性。

5.1 制定电子文件管理制度、程序确保可信性

企业应根据国家的相关规定《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T —2016）、《基于文件的电子信息长期保存》（GB/Z —2009）、《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T 70—2018） 制定电子文件管理规定，如业务系统数据管理规定、电子文件编写、校对、审核、审批、质保等规定。 企业通过这些制度、程序全面规定业务系统产生的科技文件或数据的编、校、审流程以及信息分发要求，明确各部门在电子文件管理的职责和具体的工作流程、程序，规范各项目在设计数据与流程管理系统上开展设计工作，从而达到提高设计质量和设计效率的目的。

5.2 文档一体化的信息系统保障电子文件可信性

企业信息系统应实现文件编写、 校对、 审核、审定、批准、质保、归档等所有流程的文档一体化管理，确保电子文件的所有流转环节在封闭的信息系统中进行，实现电子文件的全生命周期管理。 对于存在多个业务系统且和档案系统分开运行的企业，应开发业务系统和档案系统的集成接口，共同组成电子文件管理系统的闭环流程，同时在归档环节、移交和接收环节、长期保存环节进行电子文件四性检测，保证企业科技类原生电子文件的可信性。

文章来源：《信息系统工程》 网址: http://www.xxxtgc.cn/qikandaodu/2021/0620/1237.html

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